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Historique

Le 13 septembre 1988, des gestionnaires de documents de 12 commissions scolaires de la région 6-Nord se réunissaient pour la première fois sous le nom de "Table régionale en gestion de documents Laval-Lanaudière-Laurentides" en vue de remédier à leur isolement et de favoriser des échanges et une mise en commun de services.

Au fil des ans, la Table a étudié de nombreux cas relevant de lois régissant la gestion documentaire et échangé sur des sujets d'intérêt commun; elle a également, par l'entremise de sous-comités, réalisé divers travaux d'importance, notamment:

  • analyse comparative de logiciels de gestion documentaire (juin 1990);
  • étude sur les pièces constituantes du dossier de l'élève adulte (novembre 1990);
  • liste type de documents inactifs des commissions scolaires (Loi sur les archives, art. 52) (février 1992);
  • publication d'une brochure intitulée "La protection des renseignements personnels à l'école: Plus qu'une formalité administrative!" (1er trimestre 1994);
  • guide pour l'implantation d'un système de classification dans une commission scolaire (avril 1996);
  • appel d'offres pour la numérisation de dossiers d'élèves et l'acquisition de systèmes de gestion électronique de documents (janvier 2000);
  • politique-cadre de gestion des documents technologiques dans les commissions scolaires (décembre 2002);
  • publication de la brochure intitulée "La protection des renseignements personnels dans les établissements d'enseignement !" (2e trimestre 2004) de même qu'un fichier PowerPoint ; la brochure est une mise à jour de la brochure publiée au 1er trimestre 1994;
  • publication d'un document intitulé "Complément aux mesures d'urgence de la commission scolaire pour le sauvetage et la restauration de ses documents en cas de sinistre" (octobre 2006).

Aussi, la participation d'un membre de la Table à des travaux extérieurs a-t-elle été bénéfique en quelques occasions:

  • travaux du sous-comité AAPI/CAI sur la communication de renseignements nominatifs entre commissions scolaires sans consentement (1995-1996);
  • préparation conjointe, par les ANQ, la FCSQ, le MEQ et le Réseau des archives du Québec, d'un document intitulé "Plan de répartition des documents administratifs et des documents d'archives des commissions scolaires existantes en vue du regroupement de juillet 1998" (1997-1998);
  • travaux d'un comité de la G.R.I.C.S. sur l'application de la gestion électronique des documents aux systèmes collectifs des commissions scolaires (2000 à 2006);
  • projet-pilote "Soutien aux organismes scolaires (SOS)" visant l'accès au dossier d'élève consigné dans les banques du MEQ (1999 à 2001);
  • travaux du Comité de la refonte du Recueil des règles de conservation des commissions scolaires (2009 à 2010).

Maintenant composée d'un comité exécutif de 3 membres assurant la présidence, la trésorerie et le secrétariat, la Table tient 4 réunions par année en alternance chez les organismes membres. Bénéficiant d'une autonomie complète, elle établit elle-même ses objectifs annuels en fin d'année et en évalue la réalisation au moment de l'adoption de son rapport annuel. À compter de l'année 2000-2001, une cotisation est demandée pour tout organisme s'étant joint à la Table depuis plus d'un an.

À l'automne 2001, la Table changeait de nom pour refléter davantage ses préoccupations et son rayonnement. La "Table en gestion de documents et de l'information Laval, Laurentides, Lanaudière, Montréal" comptait alors 12 organismes membres dont 4 sur l'île de Montréal. En 2007, elle ajoutait l'Outaouais à sa zone de rayonnement.

Depuis quelques années, la Table organise à l'occasion des sessions de perfectionnement auxquelles sont conviés les gestionnaires de documents des commissions scolaires de la province. Une session de perfectionnement axée sur la gestion électronique de documents et de l'information a été tenue en février 2002 ; elle était intégrée au colloque de la Commission professionnelle des services du secrétariat général de l'ACSQ. Une journée de perfectionnement a été tenue en mai 2005 concernant la sécurité de l'information et la protection des renseignements personnels tandis qu'une autre journée de perfectionnement, tenue en mai 2006, portait sur la gestion électronique des documents et la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information. En septembre 2007, une session de perfectionnement était donnée concernant le nouveau formulaire développé par BAnQ pour établir le calendrier de conservation des documents, tant papier que numériques.

La vitalité de la Table s'est encore une fois confirmée lors de la parution, au printemps 2004, de la brochure portant sur la protection des renseignements personnels dans les établissements d'enseignement. En effet, cette publication a fait l'objet d'un second tirage et a remporté le prix Mérite AAPI 2004.

L'avenir de la Table s'annonce tout aussi prometteur ; citons, à titre d'exemples, les liens qu'elle entretient avec les autres comités de gestionnaires de documents de la province et sa vigilance quant aux futurs développements en gestion électronique des documents dont le logiciel "Clé de voûte" de la GRICS.