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Responsabilités des membres

telles qu'adoptées le 23 octobre 2012

Présidente ou président

  • Avise les nouveaux membres ainsi que les invités des règles de fonctionnement et des responsabilités des membres de la Table
  • Informe et guide les personnes désirant obtenir de l'information vers un individu ou un organisme pouvant répondre à leurs besoins
  • Fait la promotion de la Table en suscitant l'adhésion de nouveaux membres et en encourageant la présence des membres aux réunions de la Table
  • Préside les réunions et s'assure qu'elles se déroulent dans le souci du respect des individus et des règles inhérentes au bon fonctionnement de tout comité
  • Rédige le rapport annuel conjointement avec le ou la secrétaire
  • Prépare et procède à l'envoi des convocations et des ordres du jour des réunions
  • Autorise par voie de signature, conjointement avec le trésorier ou la trésorière, le paiement des dépenses de la Table
  • Prend la décision, conjointement avec l'organisme hôte, d'annuler une réunion; peut alors convoquer une autre réunion à tenir dans les 10 jours ouvrables suivant la date de la réunion annulée
  • Mandat de 2 ans avec option de prolongation d'un an

Secrétaire

  • Rédige les projets de procès-verbaux et procède à leur envoi aux membres de la Table
  • Transmet les procès-verbaux adoptés aux membres de la Table, au Sous-comité de la gestion des documents de la Montérégie et de l'Estrie, au Comité en gestion de documents du Centre et de l'Est du Québec et à l'agent de liaison avec la Table des secrétaires généraux Laval, Laurentides, Lanaudière
  • Tient à jour les coordonnées des membres
  • Rédige le rapport annuel conjointement avec le président ou la présidente
  • Distribue les documents aux membres absents
  • Conserve les documents officiels
  • Mandat de 2 ans avec option de prolongation d'un an

Trésorière ou trésorier

  • Perçoit les cotisations des membres et les enregistre à l'indice budgétaire approprié
  • Autorise par voie de signature, conjointement avec le président ou la présidente, le paiement des dépenses de la Table
  • Effectue les paiements aux fournisseurs
  • Dresse le bilan financier annuel
  • Mandat de 5 ans

Membre

  • Communique ses coordonnées au secrétaire ou à la secrétaire et s'assure que les liens de communication avec la Table soient fonctionnels
  • S'engage, par son adhésion à la Table, à assister aux réunions et prévient le président ou la présidente en cas d'absence
  • S'assure que sa cotisation annuelle est versée dans les délais prévus
  • Partage son expertise et ses connaissances avec les autres membres
  • Participe aux travaux des comités de la Table
  • Propose, au président ou à la présidente, des sujets à mettre à l'ordre du jour des réunions

Remarque générale : Les présentes responsabilités remplacent les responsabilités adoptées le 11 décembre 2007 et entrent en vigueur le jour de leur adoption.