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Responsabilités des membres
telles qu'adoptées le 23 octobre 2012
Présidente ou président
- Avise les nouveaux membres ainsi que les invités des règles de fonctionnement et des responsabilités des membres de la Table
- Informe et guide les personnes désirant obtenir de l'information vers un individu ou un organisme pouvant répondre à leurs besoins
- Fait la promotion de la Table en suscitant l'adhésion de nouveaux membres et en encourageant la présence des membres aux réunions de la Table
- Préside les réunions et s'assure qu'elles se déroulent dans le souci du respect des individus et des règles inhérentes au bon fonctionnement de tout comité
- Rédige le rapport annuel conjointement avec le ou la secrétaire
- Prépare et procède à l'envoi des convocations et des ordres du jour des réunions
- Autorise par voie de signature, conjointement avec le trésorier ou la trésorière, le paiement des dépenses de la Table
- Prend la décision, conjointement avec l'organisme hôte, d'annuler une réunion; peut alors convoquer une autre réunion à tenir dans les 10 jours ouvrables suivant la date de la réunion annulée
- Mandat de 2 ans avec option de prolongation d'un an
Secrétaire
- Rédige les projets de procès-verbaux et procède à leur envoi aux membres de la Table
- Transmet les procès-verbaux adoptés aux membres de la Table, au Sous-comité de la gestion des documents de la Montérégie et de l'Estrie, au Comité en gestion de documents du Centre et de l'Est du Québec et à l'agent de liaison avec la Table des secrétaires généraux Laval, Laurentides, Lanaudière
- Tient à jour les coordonnées des membres
- Rédige le rapport annuel conjointement avec le président ou la présidente
- Distribue les documents aux membres absents
- Conserve les documents officiels
- Mandat de 2 ans avec option de prolongation d'un an
Trésorière ou trésorier
- Perçoit les cotisations des membres et les enregistre à l'indice budgétaire approprié
- Autorise par voie de signature, conjointement avec le président ou la présidente, le paiement des dépenses de la Table
- Effectue les paiements aux fournisseurs
- Dresse le bilan financier annuel
- Mandat de 5 ans
Membre
- Communique ses coordonnées au secrétaire ou à la secrétaire et s'assure que les liens de communication avec la Table soient fonctionnels
- S'engage, par son adhésion à la Table, à assister aux réunions et prévient le président ou la présidente en cas d'absence
- S'assure que sa cotisation annuelle est versée dans les délais prévus
- Partage son expertise et ses connaissances avec les autres membres
- Participe aux travaux des comités de la Table
- Propose, au président ou à la présidente, des sujets à mettre à l'ordre du jour des réunions
Remarque générale : Les présentes responsabilités remplacent les responsabilités adoptées le 11 décembre 2007 et entrent en vigueur le jour de leur adoption.