Complément aux mesures d'urgence de la commission scolaire pour le sauvetage et la restauration de ses documents en cas de sinistre - 2006

Introduction

« L'objectif de ce document est de fournir un outil à l'intention de la commission scolaire pour assurer la meilleure protection possible de ses documents en cas de sinistre. Ce document vise à greffer le volet " ressources documentaires " aux volets " ressources matérielles " et " ressources humaines " déjà prévus dans le plan des mesures d'urgence de la commission scolaire.

Ce document est un corollaire de la Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics et de la politique de gestion des documents de la commission scolaire qui obligent cette dernière à conserver ses documents dans des conditions de conservation adéquates. Il suggère des interventions de premier niveau qui ne sauraient remplacer des procédures de restauration fournies par des spécialistes.

La commission scolaire devrait donc s'approprier ce document selon ses besoins et ses ressources, tant humaines que matérielles et financières; pour ce faire, elle devrait, entre autres choses, voir à compléter les annexes et adopter le document par voie de résolution. De plus, elle devrait s'assurer de sa mise à jour car les éléments qui le composent sont en constante mutation.

Les auteurs de ce document proposent à la commission scolaire, en regard de son plan des mesures d'urgence :

• d'adjoindre le responsable de la gestion des documents à son équipe d'intervention;
• d'ajouter les schémas d'intervention proposés selon les types de sinistres;
• d'établir la liste des documents prioritaires actifs, semi-actifs et inactifs à sauvegarder;
• de regrouper la documentation nécessaire à une intervention rapide et efficace (liste des fournisseurs de biens et services, liste des locaux disponibles, etc.);

Finalement, les auteurs encouragent la commission scolaire à faire la promotion de mesures préventives auprès de son personnel de façon à mieux protéger ses ressources documentaires en cas de sinistre.